Mötesdagordning

MÖTESDAGORDNING

1. FÖR KÄNNEDOM (information). Föranleder ingen diskussion. Om något ärende är oklart,
begärs ett förtydligande. Om något ärende behöver diskuteras, överförs det till punkten
”diskussionsunderlag”.

2. UPPFÖLJNING av föregående sammanträdes BESLUT. Positiv feedback för det som har
lyckats och för gott arbete. Har nya fakta framkommit, vilka skulle ge anledning till bättre beslut?

3. BESLUT / ärenden att sammanjämka. Om diskussionen breder ut sig alltför mycket, ber
ordföranden om beslutsförslag. För varje beslut kommer man överens om: ansvarig person, nästa
åtgärd, tidtabell, uppföljning, information till övriga.
4. DISKUSSIONSUNDERLAG. Fri och kreativ diskussion. Man kan även fatta beslut i mindre
frågor.
Karl-Magnus Spiik Ky



TO DO -LISTA

Denna lista innehåller alla halvfärdiga arbetsuppgifter.
Listan tas med till varje sammanträde. Arbetsuppgifter stryks från listan när de • rapporterade till alla som berörs eller som behöver bli informerade. Karl-Magnus Spiik Ky

SPELREGLER
Tidsschemat för operativa sammanträden (vecko-/månads-/ projekt.) brukar huvudsakligen följa
20/80 % -principen, vilket innebär att 20 % av tiden går åt till att granska det förflutna och 80 % av
tiden till framtiden. Av det förflutna lär vi oss; framtiden kan vi påverka. Ett målinriktat ledarskap
handlar om förutseende, inte bara blickar i backspegeln. När alla är omsorgsfullt förberedda, kan
siffrorna vara 10/90. Emellanåt gör man en längre analys av det förflutna (man lär sig av eget
handlande).
För kännedom -ärenden diskuteras kritiskt åtminstone en gång per år. Är det fråga om ärenden som
bör tas upp i början av sammanträdet eller kan man komma överens om att mötesdisciplinen
innebär att alla har satt sig in i dem på förhand. På avvikelser bör man reagera. När det handlar om
resultatsiffror bör man försäkra sig om att alla kan läsa dem och även förstår hur de fungerar som
grund för ledarskap och beslutsfattande.
En god praxis är att komma överens om och anteckna alla sammanträden under året. I början kan
man sammanträda oftare så att alla lär sig systemet. Ibland kan man också besluta att - om läget så
medger - hoppa över ett sammanträde och sköta ärendena på annat sätt. Ett dåligt alternativ är att
mötas endast när behov uppstår. Då har redan något hänt som har krävt både tid och resurser, nerver
och pengar. Om nästa tidpunkt bestäms på föregående sammanträde, blir det ett onödigt slöseri med
tid i försöket att hitta lämplig dag. Helt naturligt kommer det att uppstå behov av
”problemlösaröverläggningar” när flera personers krafter behövs för att lösa något ärende snabbt.
BRA FÖRBEREDELSE ger sammanträdena effektivitet, tidsinbesparing, bättre beslut och
mera kreativa idéer. När man sätter sig in i mötesärenden i förväg, kommer det undermedvetna
att bearbeta dem även medan vi sysslar med något annat. Detta är en fråga om spelregler. Inom
alla lagsporter vet man på vilket sätt noggranna förberedelser kan påverka spelprestationerna.
Förberedelse innebär följande:
1. På möteslistan antecknas nya ärenden (t ex minst 3 dagar före mötet). Om det är möjligt
antecknas också förslag till lösningar. 2. Ifrågavarande ärende diskuteras på förhand med övriga. 3. Man tar reda på resultatdata och kollar mötesdagordningen (t ex 2 dagar före mötet). Man kommer överens om dokumentationen (protokoll/PM). Åtminstone följande punkter bokförs. 1. Beslut. När beslutet har fattats är det organisationens beslut. Det kan inte ändras på grund av att ”jag känner att” eller ”jag är av annan åsikt”. Beslutet kan endast ändras om man fått ny information som ger anledning till ett bättre beslut. 2. Ansvarsperson. 3. Tidtabell. 4. Nästa åtgärd, såvida man kan komma överens om det. 5. Uppföljning. 6. Tillkännagivande/information. För övrigt kan det vara bra att kortfattat anteckna ärenden från diskussionsunderlag, vilka kan komma att påverka verksamheten framöver. På det sättet får de frånvarande reda på vad som har diskuterats och senare kan man kontrollera om något väsentligt i frågan har diskuterats tidigare.

Source: http://www.spiik.fi/wp/wp-content/tiedostot/2010/03/M%C3%B6tesdagordning.pdf